Mødekultur

Anmeldelser

Lektørudtalelsen
Hvad er en lektørudtalelse? Nogle bøger finder vej gennem bibliotekets nåleøje og bliver udvalgt til at få en lektørudtalelse. Der er tale om en anmeldelse, som primært bibliotekerne benytter, når de skal vurdere om en ny bog skal indkøbes til biblioteket. Her følger udtalelsen af fra lektør Alma Lind Jensen på ”Løft dine forhandlinger – privat og på jobbet”. Lektørudtalelsen er fra 1. udgave. Bogen er i mellemtiden kommet i en 4. udgave, maj 2024.

Materialevurderinger – uge 2013/31
Lektørudtalelse (13/31) 5 055 037 0 (V)

Anvendelse/målgruppe/niveau
Bogen kan bruges bredt til dem, der måtte ønske at orientere sig i emnet, blive bedre i forhandlinger og ikke mindst til undervisningsbrug.

Beskrivelse
Bogens grundidé er win-win – en forhandling er kun vellykket, hvis begge parter er glade for resultatet. Den benytter sig af en række værktøjer til at klarlægge forhandlingsstrategien og løfte forhandlingen. Hertil anvendes en del skemaer, men heldigvis med henvisning til bogens hjemmeside, hvor skemaerne også kan hentes. Den ret enkle og ikke særlig omfangsrige tekst er fulgt af de humoristiske og illustrative farvetegninger, der understøtter budskabet. Bogen er særdeles konstruktiv og veltilrettelagt.

Sammenligning
Mine regelmæssige kassationsrunder gennem årene viser, at emnet forhandling ikke er særlig hot i biblioteket. Dette gælder også en af de mest roste bøger, som der også refereres til i den aktuelle bog Få ja når du forhandler. Bogen ligner i øvrigt de andre udgivelser fra forlaget med samme forfatter og illustrator fx Bedre mødekultur.

Samlet konklusion
Men har man et hul i samlingen eller vil man have emnet dækket bredt er bogen her med sin faglige kvalitet og forbilledlige pædagogik oplagt.

Lektør: Alma Lind Jensen

Undersøgelse – det gode møde

Forfatter: Kirsten Andersen, Mnemosyne kurser & forlag
En ny dansk undersøgelse viser, at det mødeledere og mødedeltagere er bedst til i forbindelse med møder, samtidig er det, de selv synes er mindst vigtigt!!! Det at sørge for kaffe er vi gode til – men at sørge for tydelige konklusioner og beslutninger – ja det er straks sværere.

Her kan du se resultaterne fra undersøgelsen.

I undersøgelsen om ”Det gode møde”, som Refflect har gennemført i perioden 19. september til 5. oktober 2007, deltog ca. 100 personer, fordelt på 80 virksomheder. Spørgsmålene er vurderet på en skala fra 1-4, hvor 4 er den højeste score.

Det gode møde: vigtighed og hvor gode er vi til det? Skala fra 1- 4 med 4 som det bedste. Undersøgelsen blev gennemført i perioden 19. september – 5. oktober 2007. Kilde Refflect.

Som det ses af tabellen, er vi rigtig gode til at sørge for de fysiske rammer for et godt møde på trods af, at det vægtes som mindst vigtigt. Til gengæld er vi dårligst til at sørge for, at mødedeltagerne er velforberedte – og forberede os selv, hvilket samtidig vægtes som meget vigtigt. Allervigtigst er ifølge respondenterne tydelige konklusioner og beslutninger – og at fastholde disse i et referat – men det er vi ifølge undersøgelsen ikke ret gode til.
Som underviser oplever jeg, at det er helt på linje med, hvad kursusdeltagerne oplever. Det kræver nogle gode værktøjer at sikre, at møderne er værdiskabende.

Bliv bedre til at holde møder
Hvordan sikrer du topkarakter på de to vigtigste punkter fra undersøgelsen?

1. Afslut alle punkter med en tydelig konklusion
”Det lyder til, at vi er enige”, siger mødelederen og går videre til næste punkt. Hvis det er det eneste, der er med i konklusionen, er der stor risiko for, at vi hver især sidder med vores egen fortolkning, af hvad der er aftalt.

Læg i stedet ud med en såkaldt prøvekonklusion. ”Er vi enige om, ….? Så har mødedeltagerne mulighed for at påpege misforståelser eller komme med tilføjelser til konklusionen. Først herefter kommer den endelige konklusion. Hvis der er tale om en beslutning, er det en god ide at præcisere, hvem der fører beslutningen ud i praksis og eventuelle deadlines i den forbindelse.

2. Få referentrollen på plads inden mødet
Referentrollen bliver nogle gange først aftalt på selve mødet. Det er ikke de to minutter, det tager at lave aftalen, der er problemet. Men referentjobbet er nemmere at varetage, hvis man er forberedt. Det kan være noget så banalt som at have de fysiske ting parat – det kunne også være, at referenten ville have læst bilagene til mødet på en anden måde, hvis vedkommende havde vidst, at han eller hun skulle være referent.

3. Skriv referatet på mødet eller umiddelbart efter
”Aftalte vi ikke på sidste møde, at …. Nej, vi tog ikke nogen beslutning.” Kan du genkende ordvekslingen? Alt for mange gange bliver der slet ikke skrevet noget referat, og vi spilder tid på at drøfte emnet igen og igen.

Der er mange grunde til, at referatet tit bliver nedprioriteret. En af de væsentligste er, at det tilsyneladende er så tidskrævende, og at andre opgaver tigger om at blive løst, når vi vender tilbage fra mødet. Gør det til en vane at afsætte tid i kalenderen til at få klaret referatet umiddelbart efter mødet. En god tommelfingerregel er at få referatet ud senest to dage efter, at mødet er afholdt.

Hvordan kan jobbet som referent lettes?
Det er vigtigt, at mødelederen laver nogle tydelige konklusioner. Gør vedkommende det ikke – er det om at gribe ind fra sidelinjen og sige: ”Inden vi går videre: Hvad blev konklusionen?”

Det er endvidere meget nemmere at referere et møde, hvor væsentlige input er skrevet på papkort, gule lapper, flipover eller visualiseret på anden vis. Når delresultaterne og/eller konklusionerne er skrevet op, kan referenten efterfølgende blot tage eksempelvis de gule lapper med tilbage til computeren og skrive det meste af referatet ud fra disse. Ikke kun referenten vil være glad for, at resultaterne bliver synliggjort under mødet – det skaber overblik for alle de tilstedeværende.

Nogle foretrækker at skrive referatet på mødet. Det betyder dog, at referenten nemt bliver meget bundet til computeren.

Til enkeltstående møder kan du prøve at udfylde dele af en af nedenstående skabeloner på forhånd – den øverste del og venstre kolonne, så er det allerede klaret – og du har lidt mere frihed til ”at være med” i mødeprocessen i øvrigt.

Klik på illustrationen, så kan du hente skabelonen. Kig også i undermenupunktet “skabeloner” og se alle de andre gode værktøjer, der kan hjælpe til med at skabe nogle gode møder.

Denne skabelon er genial. Her har du mødeindkaldelse og referat i et dokument. Velegnet til møder, hvor du blot skal referere beslutningerne.
xxx

Til møder hvor baggrunden for beslutningerne skal med, kan du prøve at udfylde dele af en af nedenstående skabeloner på forhånd – den øverste del og venstre kolonne, så er det allerede klaret – og du har lidt mere frihed til ”at være med” i mødeprocessen i øvrigt. Husk at skabelonen er oprettet som en tabel, så du skal selv definere ekstra række til de enkelte punkter.
xxx

Mest for sjov – plakat

Du kan også vende den gode mødekultur på hovedet og give dine kolleger et kærligt spark via denne plakat.

Her kan du hente en pdf-fil med plakaten.

Serviceguide

JTA-gruppen

I bogen er omtalt, hvordan programmet MindManager kan benyttes i forbindelse med brainstorming. John Andersen fra JTA-gruppen har inspireret til dette afsnit. JTA-gruppen gennemfører kurser i MindManager progammet og forhandler programmet MindManager.
www.jta.dk

Asset Concept ApS og Creative Thinking dk

I bogen har vi helt ekstraordinært fået lov til at skrive om ”De seks tænkehatte”. Det er det eneste sted, metoden er beskrevet i detaljer på dansk med godkendelse fra Per Feltvoss Olsen, Asset Concept, der på det tidspunkt var Edward de Bonos repræsentant i Danmark

I dag er det firmaet ”Creative Thinking dk” ejet af Julie Falholt, der er den danske repræsentant og akkrediteret træner for ”De Bono Thinking Systems” i Danmark.

www.creativethinking.dk

FCNA

Vi er meget begejstrede for Stephen R. Coveys bøger – blandt andet bogen ”7 gode vaner”. Vi har derfor forsøgt at trække en parallel fra Coveys ”Haster/vigtig matrice” til en matrice om brug af mødetiden. Omtalen bringer vi med samtykke fra FCNA. FCNA har dog ikke bidraget til eller godkendt indholdet af den tilpassede matrice.

FranklinCovey nordic approch (FCNA) repræsenterer FranklinCovey i de fem nordiske lande.

www.franklincovey.dk

Harrison Owen

Historien bag Open Space Technology

www.openspaceworld.com

Evalueringsskema 4

Evalueringskema fra bogen Bedre mødekultur
Side 144 i bogen, (4. udgave, april 2022)

Et sidste bud på et evalueringsskama. Enkelt at forstå, enkelt at udfylde.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Evalueringsskema 3

Mødeevalueringskema fra bogen Bedre mødekultur
Side 143 i bogen, (4. udgave, april 2022).

Dette skema er velegent til informationsmøder, hvor der er flere forskellige, der holder indlæg.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Evalueringsskema 2

Evalueringsskema fra bogen Bedre mødekultur
Side 142 i bogen, (4. udgave, april 2022)

På en skala fra struktur til kaos skal mødedeltagerne vurdere i hvor høj grad, gruppen levede op til de interne mødeværdier.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Evalueringsskema 1

Evalueringsskema fra bogen Bedre mødekultur
Side 141 i bogen (4. udgave, april 2022).
Eksempel på evalueringsskema. Skemaet er specielt velegnet til den grundige evaluering af mødet. Bemærk, at deltagerne skal evaluere deres eget engagement og ansvarlighed.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Opfølgning – aftaler over en længere møderække

Side 137 (4. udgave, april 2022) i bogen “Bedre mødekultur”.

Denne skabelon giver overblik over aftaler i en længere møderække. oversigten er et supplement til referatet fra de enkelte møder.

Aftalerne fra det enkelte møde gengives i kort form. Ved det efterfølgende møde markeres, hvilke opgaver der er klaret evt. med grå overstrygning. De opgaver, der er klaret, skal ikke stå der i al evighed, men slettes efter et par mødegange, så kun de udestående opgaver står tilbage.

Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Skema til opfølgning

Her er et bud på en skabelon til brug ved opfølgning. Skabelonen kan projektlederen udfylde løbende. Efterhånden som opgaverne får OK-status, kan de eventuelt slettes af skemaet.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

Diskussionsreferat

Diskussionsreferat, skabelon fra Bedre mødekultur
Side 130 (4. udgave, april 2022) i bogen.

Denne skabelon kan du benytte til diskussions-referater, dvs. referater hvor baggrunden for beslutningerne og konklusioner i øvrigt skal være med.

Her kan du hente en pdf-udgave.
Her kan du hente en skabelon tilpasset word.

I skabelonerne til mødeindkaldelserne og referaterne kan du med fordel INDSÆTTE en skjult tabel, der sikrer, at oplysningerne til de enkelte punkter står pænt ud for hinanden.
Skriv teksten til punkt 1.
Gå op i menuen under “tabel”.
Under “indsæt” er der et punkt der hedder “rækker nedenfor” – vælg det.