Undersøgelse – det gode møde

Forfatter: Kirsten Andersen, Mnemosyne kurser & forlag
En ny dansk undersøgelse viser, at det mødeledere og mødedeltagere er bedst til i forbindelse med møder, samtidig er det, de selv synes er mindst vigtigt!!! Det at sørge for kaffe er vi gode til – men at sørge for tydelige konklusioner og beslutninger – ja det er straks sværere.

Her kan du se resultaterne fra undersøgelsen.

I undersøgelsen om ”Det gode møde”, som Refflect har gennemført i perioden 19. september til 5. oktober 2007, deltog ca. 100 personer, fordelt på 80 virksomheder. Spørgsmålene er vurderet på en skala fra 1-4, hvor 4 er den højeste score.

Det gode møde: vigtighed og hvor gode er vi til det? Skala fra 1- 4 med 4 som det bedste. Undersøgelsen blev gennemført i perioden 19. september – 5. oktober 2007. Kilde Refflect.

Som det ses af tabellen, er vi rigtig gode til at sørge for de fysiske rammer for et godt møde på trods af, at det vægtes som mindst vigtigt. Til gengæld er vi dårligst til at sørge for, at mødedeltagerne er velforberedte – og forberede os selv, hvilket samtidig vægtes som meget vigtigt. Allervigtigst er ifølge respondenterne tydelige konklusioner og beslutninger – og at fastholde disse i et referat – men det er vi ifølge undersøgelsen ikke ret gode til.
Som underviser oplever jeg, at det er helt på linje med, hvad kursusdeltagerne oplever. Det kræver nogle gode værktøjer at sikre, at møderne er værdiskabende.

Bliv bedre til at holde møder
Hvordan sikrer du topkarakter på de to vigtigste punkter fra undersøgelsen?

1. Afslut alle punkter med en tydelig konklusion
”Det lyder til, at vi er enige”, siger mødelederen og går videre til næste punkt. Hvis det er det eneste, der er med i konklusionen, er der stor risiko for, at vi hver især sidder med vores egen fortolkning, af hvad der er aftalt.

Læg i stedet ud med en såkaldt prøvekonklusion. ”Er vi enige om, ….? Så har mødedeltagerne mulighed for at påpege misforståelser eller komme med tilføjelser til konklusionen. Først herefter kommer den endelige konklusion. Hvis der er tale om en beslutning, er det en god ide at præcisere, hvem der fører beslutningen ud i praksis og eventuelle deadlines i den forbindelse.

2. Få referentrollen på plads inden mødet
Referentrollen bliver nogle gange først aftalt på selve mødet. Det er ikke de to minutter, det tager at lave aftalen, der er problemet. Men referentjobbet er nemmere at varetage, hvis man er forberedt. Det kan være noget så banalt som at have de fysiske ting parat – det kunne også være, at referenten ville have læst bilagene til mødet på en anden måde, hvis vedkommende havde vidst, at han eller hun skulle være referent.

3. Skriv referatet på mødet eller umiddelbart efter
”Aftalte vi ikke på sidste møde, at …. Nej, vi tog ikke nogen beslutning.” Kan du genkende ordvekslingen? Alt for mange gange bliver der slet ikke skrevet noget referat, og vi spilder tid på at drøfte emnet igen og igen.

Der er mange grunde til, at referatet tit bliver nedprioriteret. En af de væsentligste er, at det tilsyneladende er så tidskrævende, og at andre opgaver tigger om at blive løst, når vi vender tilbage fra mødet. Gør det til en vane at afsætte tid i kalenderen til at få klaret referatet umiddelbart efter mødet. En god tommelfingerregel er at få referatet ud senest to dage efter, at mødet er afholdt.

Hvordan kan jobbet som referent lettes?
Det er vigtigt, at mødelederen laver nogle tydelige konklusioner. Gør vedkommende det ikke – er det om at gribe ind fra sidelinjen og sige: ”Inden vi går videre: Hvad blev konklusionen?”

Det er endvidere meget nemmere at referere et møde, hvor væsentlige input er skrevet på papkort, gule lapper, flipover eller visualiseret på anden vis. Når delresultaterne og/eller konklusionerne er skrevet op, kan referenten efterfølgende blot tage eksempelvis de gule lapper med tilbage til computeren og skrive det meste af referatet ud fra disse. Ikke kun referenten vil være glad for, at resultaterne bliver synliggjort under mødet – det skaber overblik for alle de tilstedeværende.

Nogle foretrækker at skrive referatet på mødet. Det betyder dog, at referenten nemt bliver meget bundet til computeren.

Til enkeltstående møder kan du prøve at udfylde dele af en af nedenstående skabeloner på forhånd – den øverste del og venstre kolonne, så er det allerede klaret – og du har lidt mere frihed til ”at være med” i mødeprocessen i øvrigt.

Klik på illustrationen, så kan du hente skabelonen. Kig også i undermenupunktet “skabeloner” og se alle de andre gode værktøjer, der kan hjælpe til med at skabe nogle gode møder.

Denne skabelon er genial. Her har du mødeindkaldelse og referat i et dokument. Velegnet til møder, hvor du blot skal referere beslutningerne.
xxx

Til møder hvor baggrunden for beslutningerne skal med, kan du prøve at udfylde dele af en af nedenstående skabeloner på forhånd – den øverste del og venstre kolonne, så er det allerede klaret – og du har lidt mere frihed til ”at være med” i mødeprocessen i øvrigt. Husk at skabelonen er oprettet som en tabel, så du skal selv definere ekstra række til de enkelte punkter.
xxx