Skriv bedre referater

Forfatter: Kirsten Andersen, Mnemosyne kurser & forlag
Nogle gange bliver referatet ikke læst fordi det er uoverskueligt opbygget, andre gange må læseren sidde og kæmpe med formuleringer, der er svære at forstå. Denne artikel handler primært om de sproglige problemer i referater.

10 typiske problemer i referater

1. Uoverskuelig opsætning
2. Rodet sagsfremstilling og manglende konklusioner
3. Høj lix
4. Passiver og sætningsord
5. Højtideligt sprog
6. Indforståede sætninger
7. Lange ord
8. Grimme forkortelser
9. Slå- og stavefejl
10. Egne kommentarer i referatet

I det følgende får du nogle bud på, hvordan du løser de nævnte problemstillinger.

1. Uoverskuelig opsætning

Faste punkter
Sørg for at de gengive de faste punkter, der hører til i et referat, for eksempel start- og sluttidspunkt samt deltagerkreds.

Gengiv dagsorden
Gengiv evt. dagsordenen på forsiden – gerne med eventuelle ændringer, der er kommet til på mødet.

Skriv for eksempel:
Agendaen blev på mødet ændret til:



Hvis der ikke var nogen agenda, kan du skrive:

På mødet blev følgende punkter behandlet:

….
….
….

Underrubrikker
Sørg også for at indsætte tydelige underrubrikker for hvert punkt, hvor punktets overskrift gengives.

Desto bedre overblik læseren får, når vedkommende kigger på referatet, desto større er chancen for at han/hun vil bruge tid lige netop på din tekst.

Angiv til sidst, hvornår du har skrevet referatet

Skriv for eksempel: KA 3. januar 2012

2. Rodet sagsfremstilling og manglende konklusioner

Referatet skal gengive essensen af mødet – i kortere eller længere form. Var drøftelserne kaotiske, må du bringe orden i kaos.

Inden for det enkelte punkt, kan du benytte denne disposition:

Emnet: Kort om emnet og problemstillingen.
Sagsbehandlingen: Den egentlige behandling af emnet, diskussionen.
Resultatet: Konklusionen på diskussionen – herunder handlinger og deadlines.

Er det en længere sagsbehandling, kan det være en fordel at underinddele drøftelserne ved hjælp af afsnitsoverskrifter.

Det er alle mødedeltagernes ansvar at medvirke til, at der bliver samlet op på drøftelserne ved hjælp af resuméer. Og at alle punkter lukkes med en prøvekonklusion efterfulgt af den endelige konklusion.

Umiddelbart er det mest naturligt, at mødelederen resuméer, prøvekonkluderer og formulerer den endelige konklusion. Ofte er det imidlertid referenten, der først opdager det, hvis der ikke bliver samlet op og konkluderet. Her må referenten råbe vagt i gevær og forsøge at hjælpe mødelederen fra sidelinjen.
Sig for eksempel:
”Nu er der jo kommet meget frem. Jeg vil foreslå, at vi lige får lavet et resume af essensen.”
og efterfølgende
”Hvad konkluderer vi?”
”Hvem går videre med sagen?”
”Er der nogen deadlines i den sammenhæng?”

3. Høj Lix

Læsbarheden er et udtryk for summen af de sproglige egenskaber i en tekst, der gør den mere eller mindre tilgængelig for læseren. Det der har betydning for læsbarheden er primært mængden af lange, sammensatte ord og sætningernes længde. En tekst med mange svære ord og lange sætninger vil have et højt LIX.

Brug tommelfingerreglen:

Hver mening – sin egen sætning
Hvert emne – sit afsnit
(Hver tankegang – sit kapitel)

Eksempel 1

Skriv ikke:
Peter Steen Jensen bød velkommen, og mødet indledtes med en godkendelse af referat fra forrige møde, og formanden orienterede om, at pkt. 3 og 4 slås sammen, hvorunder styregruppens rolle ville blive drøftet.

Skriv hellere:
Peter Steen Jensen bød velkommen. Referatet fra forrige møde blev herefter godkendt.
Formanden nævnte, at pkt. 3 og 4 ville blive slået sammen, og at styregruppens rolle ville blive drøftet under dette punkt.

Jeg har gjort flere ting ved dette lille afsnit:

Brudt sætningen ned, så der kun er en mening i hver sætning!
Omskrevet sætningsord og passiver, så sproget fremstår aktivt

Eksempel 2

Skriv ikke:
Vi aftalte at vejledningen til skemaet skulle laves om, da det ikke tydeligt fremgik, at det var en vejledning, og der var for meget tekst på siden, til at den var nem og overskuelig.

Her er tale om 3 meninger.

Skriv hellere:
Det blev besluttet at lave vejledningen til skemaet om. Det fremgik ikke tilstrækkeligt tydeligt, at der var tale om en vejledning. Der var således for meget tekst på siden til, at den var nem og overskuelig.

Forskellen er nogle enkelte sproglige justeringer og to punktummer.

4. Passiver og sætningsord

Skriv aktivt

Aktivt sprog er dynamisk og konkret. Passivt sprog er abstrakt og stillestående.

Passivt sprog er kendetegnet ved, at der er et “s” på udsagnsordet. Hvis der er mange passive former i en tekst, er det vanskeligt for læseren at se handlingsforløbet for sig. Tingene finder sted af sig selv uden at de personer eller de institutioner, der er implicerede behøver at træde frem.

Skriv ikke:
Endvidere omdeltes
Opgaven varetages af XX Consult
Datoer herfor udsendes senere

Skriv hellere
LT omdelte … eller ”Endvidere omdelte LT …”
XX Consult varetager opgaven
Referenten udsender datoer for dette senere.

Omskriv sætningsordene

Ord med følgende endelser, kalder man sætningsord:

* -ing og –ning RIDNING
* -else, -sel ANTAGELSE
* -en KØREN

Navnet sætningsord fortæller, at der er en hel sætning gemt i et enkelt ord. Det er derfor som ved det passive sprog svært for læseren at se tingene for sig.

Eksempel 1

Skriv ikke:
Undersøges: Minimering af henfald af vitaminer og farve

Skriv hellere:
xx undersøger, hvordan ”Produktionen” kan minimere henfaldet af vitaminer og farve.

5. Højtideligt sprog

Skriv ikke – hvis det er lige så godt at skrive

forespurgt spurgt
forefindes findes (NB fortsat passivt)
vedrørende om
udsende sende

6. Indforståede sætninger

Brug læseprøven.
Læs teksten højt. Hver gang du kan høre, at sætningen er svær at forstå, eller at der mangler ord, må du ind og pudse på formuleringen.

7. Lange ord

Pas på lange ord

Skriv ikke:
Underleverandørdokumentation
Hjemmearbejdsdagpolitik
Sikkerhedsopdateringsprocedurer

Skriv hellere
Dokumentation fra underleverandører
Politik for hjemmearbejdsdag
Procedurer for opdatering af sikkerhed

8. Grimme forkortelser

Skriv ordene helt ud – med mindre at der er tale om ”standardforkortelser”.

Forkortelser hører generelt ikke hjemme i løbende tekster. Hver gang vi som læsere støder på en forkortelse, skal vi i princippet oversætte den. Det betyder, at det alt andet lige tager længere tid at læse og forstå en forkortelse end at læse og forstå ordet skrevet helt ud.

Hvad betyder VVS-install? VVS-installatører eller VVS-installationer?

Eller hvad med denne:
FL kommer til Kbh. vedr. rep. MO mgl. at udarb. liste dertil. Viborg & Ålborg udarb. liste vedr. rep. af mask.”

9. Slå- og stavefejl

Der er altid nogen der lægger mærke til dine slå- og stavefejl eller forkerte kommaer. Tjek derfor altid ord du måtte være i tvivl om og din kommatering. Lad eventuelt en af dine kolleger læse korrektur på referatet.

Har du styr på nedenstående?

Faste forbindelser, der altid er i to ord
i dag, i går, i morgen, hvad som helst, for længst

10. Egne kommentarer i referatet

Anfør egne kommentarer i et følgebrev. Alternativ kan du udvide referatet med en handlingsplan, som du løbende opdaterer og sender rundt.

Et referat er en rapport fra et møde, der dels indeholder de relevante data fra mødet (hvor, hvornår, hvorfor og hvem), dels en beretning om, hvad der skete på mødet.

Hvad der er sket i sagen efter mødet hører ikke hjemme i referatet. Referatet skal ikke være påvirket af, om du har udarbejdet det dagen efter mødet eller en uge efter mødet.

Vil du vide mere
Sidder du med andre udfordringer som referent er der hjælp at hente i bogen ”Bedre mødekultur”. Her er blandt andet et kapitel ”Referentens magt” – her kan du læse om:

  • hvordan du undgår at manipulere med referatet
  • hvordan du optimerer samspillet mellem referent og mødeleder
  • hvordan du takler opgaven, hvis du både er mødeleder og referent samtidig
  • fordele og ulemper ved forskellige typer af referater
  • hvordan du følger op og skaber overblik over aftalerne – også i en længere møderække.